La ville sans papier – Le guide pour les municipalités
juillet 22, 2024
Grâce à l’équipe de la solution de signature électronique eZign, un centre local pour le développement des entreprises a pu continuer de servir sa clientèle et de stimuler l’économie locale en plein cœur de la pandémie de COVID-19. Aujourd’hui, les signatures électroniques sont un élément clé de ses activités.
Un coup de pouce aux entreprises locales
Le Centre local de développement Beauharnois-Salaberry (CLD) est le centre local de développement des entreprises de la MRC de Beauharnois–Salaberry, situé à quelques kilomètres au sud-ouest de l’île de Montréal. Le CLD est un organisme sans but lucratif qui offre des services gratuits d’aide aux entreprises et aide et encadre les entrepreneurs qui souhaitent se lancer en affaires et les propriétaires qui désirent prendre de l’expansion ou planifier la relève. Il aide également à administrer les programmes d’aide financière aux entreprises pour investir là où c’est nécessaire pour stimuler le commerce local.
Un choc pour le système
Comme vous pouvez l’imaginer, de nombreuses entreprises ont eu besoin d’un coup main, financier ou autre, en raison de la pandémie de COVID-19. Or, le CLD, bien que sollicité plus que jamais, a dû fermer son bureau et envoyer ses employés en télétravail pour assurer leur propre sécurité et celle des clients. Le centre a été chargé d’administrer un fonds d’urgence COVID visant à aider les entreprises locales à garder la tête hors de l’eau pendant la crise. Bref, le centre ne pouvait envisager de fermer totalement ses portes.
Une nouvelle solution à un vieux problème
Toutes les entreprises, peu importe leur domaine d’activité, partagent une préoccupation majeure : s’assurer qu’elles sont payées, surtout les entreprises de services qui exigent des dépôts. Les clients refusent parfois de payer un solde ou contestent leur facture, ce qui peut avoir un impact majeur sur les flux de trésorerie et les opérations. GVMI ne fait pas exception. En 2018, il a décidé d’agir. Il lui fallait une solution simple et efficace pour approuver les estimations, autoriser les soins et capturer les informations de paiement. La réponse : eZsign.
Non seulement eZsign est la solution de signature électronique la plus fiable au Canada, mais elle offre également une intégration transparente avec Moneris, le principal processeur de paiements au Canada. Cette combinaison permet aux entreprises de collecter des signatures et des détails de paiement en une seule étape.
Lorsqu’un propriétaire dépose un patient dans un hôpital GVMI, le vétérinaire évalue le patient et rédige une estimation. La politique de GVMI est de percevoir un dépôt de 75 % avant de fournir des soins. Après que le propriétaire a payé le dépôt, le vétérinaire traite le patient. Si l’état du patient change ou si le vétérinaire découvre un autre problème nécessitant des soins supplémentaires, GVMI cherche à obtenir l’approbation et collecte des dépôts en cours de route, ce qui peut entraîner plusieurs paiements de dépôt avant le paiement final.
Avant d’utiliser eZsign avec l’intégration des paiements Moneris, les propriétaires devaient souvent se rendre à l’hôpital pour signer les autorisations, et le personnel de GVMI devait les appeler pour obtenir leur consentement pour des soins supplémentaires et traiter des paiements supplémentaires. Comme vous pouvez l’imaginer, il s’agissait d’un processus long et sujet aux erreurs qui ne laissait pas une très bonne trace écrite. Le résultat était une diminution de l’efficacité, plus de paiements contestés et des soldes impayés plus élevés, ce qui avait un impact sur les opérations.
« Nous avons souvent des estimations de deux, trois, quatre mille dollars ou plus, donc si un client refuse de payer ou conteste la charge, cela peut avoir un impact majeur sur notre entreprise », a déclaré Benoît Alary, directeur des opérations chez GVMI.
Maintenant, le processus comprend une nouvelle étape précieuse : GVMI utilise eZsign pour autoriser les traitements et collecter les dépôts. Les propriétaires consultent et signent les estimations et saisissent leurs informations de paiement directement sur leurs appareils mobiles, permettant à GVMI de débiter automatiquement leurs cartes. Non seulement cela permet à GVMI d’économiser plus de 30 000 $ par an en paiements contestés auparavant, mais cela a également grandement amélioré leur service client : moins de déplacements pour les propriétaires, moins de tracas et pas de factures surprises. C’est une situation gagnant-gagnant pour les hôpitaux, les propriétaires et les patients.
Grâce à ses robustes fonctionnalités de sécurité, les signatures électroniques d’eZsign sont non répudiables, ce qui signifie qu’il est presque impossible de les contester, donnant aux entreprises la tranquillité d’esprit lorsqu’elles demandent des autorisations ou des détails de paiement.
« Capturer les paiements en utilisant eZsign nous a permis de réduire le nombre de contestations de cartes de crédit et de non-paiements car les clients signent l’autorisation en même temps », a déclaré Alary. « C’est un excellent moyen de collecter les paiements de nos clients, et nous l’utilisons dans tous les hôpitaux et centres de notre groupe, même ceux qui n’utilisent pas encore les signatures électroniques. »
API personnalisée
GVMI travaille également avec un système de gestion des patients existant qui fait partie intégrante de leur flux de travail. Pour leur permettre d’utiliser eZsign avec leur système existant, eZsign a programmé une API personnalisée pour les relier ensemble, afin que les employés puissent envoyer des demandes de signature électronique sans changer d’application. Cela aide l’équipe à travailler encore plus efficacement.
« Nous avons vu des impacts positifs dans plusieurs domaines grâce à eZsign », a déclaré Alary.
GVMI utilisait déjà eZsign depuis deux ans avant de faire face à la pandémie de COVID-19. Lorsque les restrictions sont entrées en vigueur en 2020 et que d’autres entreprises s’empressaient de trouver les outils nécessaires pour rester ouvertes, GVMI disposait déjà d’un moyen efficace de recueillir des signatures et des informations de paiement à distance, leur permettant de travailler (presque) comme d’habitude.
« Honnêtement, nous avons eu de la chance d’avoir déjà cette méthode de paiement car nous pouvions tout envoyer aux clients, et ils pouvaient payer les dépôts et signer les autorisations de traitement depuis leur voiture », a déclaré Natalie Talbot, directrice générale du Centre vétérinaire Laval.
« C’est beaucoup plus sûr pour nos employés et plus facile pour tout le monde, car nous n’avons pas à interagir en face à face avec les propriétaires, juste avec nos patients. »
Meilleur flux de travail, meilleur service
GVMI a été très satisfait d’eZsign. « C’est une solution qui pourrait être facilement adaptée à d’autres hôpitaux pour animaux et à d’autres entreprises en général », a confirmé Alary. Avec l’API eZsign et l’intégration des paiements Moneris, les opérations de GVMI sont plus simples, plus sécurisées et plus rationalisées. Des paiements plus fiables signifient un meilleur service pour leurs clients et patients et un meilleur résultat net pour le groupe.
Si vous êtes prêt à ajouter des signatures électroniques à votre processus d’affaires, laissez-nous vous montrer ce que eZsign peut faire. Inscrivez-vous à notre essai gratuit de 30 jours ou contactez notre équipe pour discuter de la façon dont nous pouvons répondre à vos besoins en matière de signatures électroniques et de capture de paiements pour les entreprises.
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