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Découvrez pourquoi il est indispensable que votre solution de signature électronique comporte une preuve d’authenticité, et les conséquences possibles si ce n’est pas le cas.
Avant l’avènement des ordinateurs, les documents papier devaient être signés à la main. Pour prouver que les signataires étaient bien ceux qu’ils prétendaient être, des mesures de protection étaient mises en place, comme la présence d’un témoin ou le recours à un notaire public agréé pour vérifier l’identité des signataires et consigner le type de document, la date de la signature et toute autre information pertinente dans le journal du notaire. En plus des documents papier signés, ces registres et témoins pouvaient servir de preuves devant les tribunaux en cas de besoin.
Aujourd’hui, on fait les choses différemment.
Nos ordinateurs ne renferment pas de petits lutins chargés d’authentifier nos documents numériques. Certaines plateformes permettent aux notaires de prendre part aux séances de signature et d’authentifier les signatures numériques, mais cela n’est pas toujours nécessaire et n’implique généralement pas toutes les parties concernées.
Même en présence d’un notaire, le journal témoin numérique reste tout aussi important. Pour ce faire, les plateformes de signature électronique créent des fichiers de preuves, qui sont les résumés numériques des journaux témoins détaillés des plateformes. Si les preuves répondent à certaines normes, elles suffisent à garantir la validité des signatures devant les tribunaux. Avec un registre de preuves détaillé et une solution de signature électronique rationalisée, vous aurez tout ce qu’il faut pour obtenir des signatures juridiquement contraignantes et assurer une meilleure expérience à l’utilisateur, sans devoir recourir aux services d’un notaire.
Les fichiers de preuves ne sont pas tous équivalents. Certains ne font qu’énumérer les noms des signataires, la date et l’heure de la signature, ainsi que le nom du document. Ces informations peuvent s’avérer insuffisantes pour démontrer la validité de la signature devant un tribunal.
Pour satisfaire à la charge de la preuve en matière de signatures électroniques et vous assurer de la fiabilité de vos signatures, le fichier de preuve doit au minimum inclure les éléments suivants :
Pour satisfaire aux exigences de la législation, de la réglementation et de la jurisprudence canadiennes en matière d’authenticité des signatures électroniques, le fichier de preuve se doit de comporter l’ensemble de ces éléments.
Dans les faits, un fichier de preuve vous procure plus d’informations sur vos signataires et sur votre document que vous n’en auriez eues avant l’arrivée de l’informatique. Il est donc encore plus facile de prouver la validité et la valeur juridique d’un document signé de manière électronique, en particulier s’il est contesté devant un tribunal. Si vous signez des documents importants par voie électronique, il vaut mieux vous assurer que vous disposez d’un journal témoin qu’offre le fichier de preuve.
Pour que vos signatures électroniques soient valables devant un tribunal, assurez-vous que le journal témoin offert par votre fournisseur est fiable et que le fichier de preuve renferme tous les éléments requis pour prouver l’authenticité de vos signatures électroniques et la véracité de vos documents. Si vous n’êtes pas sûr que votre preuve soit suffisante, n’hésitez pas à vous renseigner! Si vous avez besoin d’un deuxième avis, nos experts en matière de signature électronique seront ravis de vous aider.
Cet article ne constitue en aucun cas un conseil juridique. Pour toute question d’ordre juridique ou contractuel, demandez toujours l’avis d’un conseiller.
